Digitalisierung: ein Ansatzpunkt, um die Bearbeitung von Rechnungen und Finanzdokumenten zu optimieren

In der heutigen Zeit nimmt die Digitalisierung von Buchhaltungsbelegen in der Wirtschaft stark zu und bewirkt einen Gewinn an Produktivität und Sicherheit bei gleichzeitiger Kostenreduzierung. Unternehmen müssen folglich ihr Back Office ausgliedern, um ihren Informationsaustausch computergestützt abzuwickeln, um Workflows zu nutzen und um von der Unterstützung durch eine spezifische Infrastruktur zu profitieren, die an ihre Bedürfnisse angepasst ist: Saldenabstimmung, Streitfall-Management, buchhalterische Zuordnung, etc.

Die Digitalisierung von Buchhaltungsbelegen und Rechnungen hat nicht nur ökonomische Gründe, sondern sie bringt auch rechtliche und organisatorische Vorteile. Diese strategisch wichtigen Weichenstellungen obliegen nur selten den EDV-Abteilungen allein, sondern werden von den direkt betroffenen Stabsabteilungen und der Geschäftsführung getragen.

Smart Invoice: die intelligente Rechnung, die Buchhaltungskosten verringert

Mit 6,5 Mio. bearbeiteten Rechnungen (26.000 pro Tag), verfügt Jouve über eine große Erfahrung in der Digitalisierung. Was ist die Stärke der Gruppe? Es ist die Fähigkeit, große Volumen zu bearbeiten, die Beherrschung der Automatisierung ihrer Produktionskette und das Expertenwissen ihrer Projektteams.

Durch die Einbindung der besten Tools für automatisches Lesen und automatische Erkennung von Dokumenten können die Automatisierung der Produktionsketten optimiert und Rechnungsmodelle gemeinsam genutzt werden. Auf diese Weise können wir Ihnen eine wettbewerbsfähige Serviceleistung und intelligente Lösungen für Ihre Rechnungsstellungen anbieten, die es Ihnen ermöglichen:

• Kosten einzusparen: Abbau von Kosten für Porto und Papierarchive, Verkürzung der Zahlungszeiträume,
• die Sicherheit zu erhöhen: erhöhte Zuverlässigkeit durch automatisches Buchen von Rechnungen, Nachverfolgung, Authentizität und garantierte Vollständigkeit der Rechnungen, 
• Zeit zu sparen: schnelle Übertragung, Verringerung von manuellen Manipulationen und damit von Erfassungsfehlern und Streitfällen.

Dokumente strukturieren, um mehr zu erreichen

Von ihren Buchhaltungen angestoßen, setzen sich zahlreiche Unternehmen mit der Finanz-Digitalisierung auseinander und sehen dabei lediglich die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Archivierung und Signatur einer Bilddatei-Rechnung. Diese erste Etappe ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem  umfassenden Arbeitsprozess, der unbedingt durch eine gute Dokumentenstrukturierung ergänzt werden muss, um genauso wertvolle Informationen wie beim Elektronischen Datenaustausch bieten zu können.

Eine Plattform, um die Digitalisierung des Rechnungswesens zu optimieren

Um mehr zu erreichen, hat Jouve eine industrielle Fachplattform entwickelt, mit deren Hilfe jede Firma ihre Rechnungen auf elektronischem Wege und in verschiedenen Formaten (PDF, Word, Druckspool, XML, ERP, etc.) an ihre Kunden senden kann.

Jouve unterstützt auf diese Weise zahlreiche Kunden bei der Einrichtung eines Digitalisierungsprozesses von überzeugendem Wert.

Unter Berücksichtigung der Gesetzgebung übernimmt die Gruppe die Signatur der Dokumente,  deren Archivierung und das Herausfiltern von Informationen für das Buchhaltungssystem des Kunden. Wenn sich Unternehmen für die Finanz-Digitalisierungslösung von Jouve entscheiden, profitieren sie von folgenden Vorteilen:

• Optimierung ihrer Bearbeitungs- und Verwaltungskosten,
• Garantierte Vollständigkeit und Sicherheit der Rechnungen,
• Verbesserung der Lieferantenbeziehungen durch Kontrolle der Zahlungsfristen und Verringerung der Streitfälle,
• elektronische Archivierung ihrer Dokumente.